1. Quy định chung:
- Phải thực hiện công nhận hoạt động trong vòng 14 ngày sau khi hoạt động kết thúc.
- Đối với Đoàn Khoa/BM: thực hiện bằng email hệ thông iuyouth.edu.vn đã được cấp
- Đối với các CLB trực thuộc Đoàn khoa: thực hiện bằng email chính thức của CLB, không sử dụng email cá nhân của bất kì ai.
2. Hướng dẫn quy trình công nhận hoạt động
| STT | NỘI DUNG | HƯỚNG DẪN | GHI CHÚ |
| Bước 1 | Đăng bài tổng kết hoạt động trên website iuyouth.edu.vn | Đơn vị tự đăng bài tổng kết hoạt động trên fanpage iuyouth.edu.vn | Mỗi đơn vị được cấp 1 tải khoản để đăng bài trên website cho mỗi hoạt động. Copy link bài vào link thực hiện công nhận hoạt động. |
| Bước 2 | Báo cáo nhanh | Đơn vị nộp file báo cáo nhanh dưới dạng file word (Mau CNHD01) | Lưu file theo cú pháp: MHĐ_Tên hoạt động |
| Bước 3 | Hình ảnh hoạt động | Đơn vị nộp 05 hình ảnh hoạt động | Lưu tên hình: MHĐ _ Tên hoạt động -Thứ tự của ảnh (VD:BA202101_BACamping01) |
| Bước 4 | Danh sách sinh viên tổ chức và tham gia | Đơn vị nộp danh sách dưới dạng file Excel (Mau CNHD02) | Phải ghi chú SV nhận GCN hoặc giải thưởng (nếu có) Note: Nếu BTC chương trình muốn tính điểm rèn luyện như người tham gia thì cột ghi chú ghi chữ “Tham gia” |
| Bước 5 | Kế hoạch hoạt động | Đơn vị lưu tại VP Đoàn O1.106 | Để tại tệp của cơ sở tại VP Đoàn |
| Bước 6 | Nộp báo cáo đánh giá (feedback) hoạt động của sinh viên/ người tham gia | Đính kèm file kết quả phản hồi dưới dạng excel | Bắt buộc phải thực hiện khảo sát sự hài lòng của sinh viên sau mỗi hoạt động tổ chức, hình thức đơn vị tự chủ động. |
| Bước 7 | Nộp mẫu giấy chứng nhận tham gia hoạt động tại đây (có thể chọn cấp giấy CN online hoặc offline) | Tham khảo Mẫu GCN tại: https://goo.gl/6ucLLB | Nếu chọn cấp GCN online thì nộp file mẫu GCN đã có chữ ký điện tử của Bí thư Đoàn Khoa/BM hoặc Chủ nhiệm CLB. Tham khảo mẫu |
| SAU KHI VĂN PHÒNG ĐÃ ĐƯỢC DUYỆT CNHĐ | |||
| Bước 8 | Cấp quyết định công nhận hoạt động | VP Đoàn trường gửi file scan qua email đơn vị quyết định đã được duyệt | |
| Bước 9 | Cấp giấy chứng nhận bản cứng: Nộp giấy chứng nhận hoạt động đã có chữ ký của trưởng đơn vị để Đoàn trường ký xác nhận | Chỉ cấp giấy chứng nhận đối với những SV có yêu cầu nhận GCN | Nộp GCN trong vòng 7 ngày sau phản hồi của VP Đoàn trường |
| Cấp giấy chứng nhận online: | Bộ phận phụ trách CNHĐ sẽ cấp giấy chứng nhận và gửi file về đơn vị theo DS công nhận hoạt động mà đơn vị đã nộp | Khi nộp mẫu GCN phải nộp các file: – Mẫu giấy chứng nhận hoàn chỉnh (có tên sample) – Mẫu GCN để trống phần tên để VP xuất theo DS – Nếu BTC và người tham gia là mẫu riêng thì gửi đầy đủ cả 2 phôi GCN. | |
| Bước 10 | Nhận GCN đã có mộc và QĐ CNHĐ tại VP Đoàn trường | Sau 7 ngày thông báo mà đơn vị không lên nhận GCN thì VP sẽ hủy. | |
MAU CNHD01 – BAO CAO NHANH HOAT DONG
MAU CNHD02 – DANH SACH THAM GIA CHUONG TRINH
3. Hướng dẫn về việc cấp giấy chứng nhận:
– Quy định về khổ giấy chứng nhận:
+ In khổ giấy A5: đối với GCN cho BTC/người tham gia hoạt động.
+ In khổ giấy A4: đối với GCN là Giấy khen Cuộc thi/ Giải thưởng, thành viên của đơn vị (cấp 1 năm 1 lần).
– Chỉ cấp GCN cho SV có nhu cầu nhận GCN sau mỗi chương trình. Hình thức lấy thông tin SV cần cấp GCN do đơn vị tự quy định (form thông tin sau chương trình, form thông tin khi đăng ký, đăng ký nhận GCN khi check in..vv).
– Đơn vị chủ động in GCN theo đúng số lượng SV yêu cầu và trình ký.
– Thời gian xem theo các bước hướng dẫn.
4. Thực hiện công nhận hoạt động tại: http://bit.ly/congnhanhoatdong2021
